Digitalização

Digitalização nada mais é do que uma cópia digital de seus documentos, possibilitando a armazenagem de grandes quantidades de documentos em pequenas mídias reduzindo abruptamente a quantidade de papeis armazenados, também tornando possível a organização eletrônica dos mesmos bem como garantir que as informações necessárias sejam disponibilizadas o mais rapidamente possível.

A Ultrafiles fornece soluções adequadas para cada cliente, oferecemos uma metodologia de execução segura, sigilosa e eficaz desde a preparação dos documentos até a entrega das imagens. Nossos procedimentos oferecem ao cliente toda tranqüilidade durante os serviços, adequando os mesmos à suas necessidades.

As fases de execução de uma digitalização são:

  • Preparação: Folha à folha retiramos clips, grampos, elásticos, desamassamos, ou seja retiramos todo tipo de material que possa prejudicar a captação da imagem enquanto a mesma é scaneada e alocamos os documentos da maneira em que serão digitalizados. O cliente escolhe quais serão os critérios de alocação dos mesmos, por exemplo, ordem numérica, alfabética, cronológica etc.  

  • Digitalização: consiste em criar efetivamente uma imagem digital do documento, para que depois a mesma possa ser indexada e gerenciada. Nessa etapa se os documentos que estiverem sendo digitalizados estiverem em condições de difícil visualização, a ultrafiles através de seus conhecimentos em imagem, aplica ferramentas que mudam o brilho a o contraste da imagem afim de que esta possa ser melhor visualizada esse procedimento enfatiza a qualidade da imagem e do serviço.

  • Indexação: essa etapa é essencial para que o objetivo da digitalização tenha o resultado esperado, indexação consiste em “dar nome” (criar um índice) para cada imagem, o objetivo da indexação é o acesso rápido e preciso ao documento desejado. Os parâmetros de indexação são estabelecidos pelo cliente juntamente com a ajuda de um dos consultores da ultrafiles, desta maneira o cliente terá mais segurança e facilidade na hora em que necessitar fazer a busca de um documento. Alguns exemplos de indexações são, nome, código (fornecido pelo cliente), data, nomes etc, pode haver mais de um campo para a indexação e quanto mais informações contiver a indexação mais precisa se dará a busca.  

  • Controle de qualidade: após serem criadas e indexadas, as imagens são verificadas uma a uma afim de que se possa verificar alguma falha durante a execução dos serviços, assim garantimos total qualidade na hora em que os documentos forem visualizados e se os mesmos estão de acordo com as especificações do cliente (depende da condição do documento original). Após esse processo as imagens serão gravadas em mídia ou armazenadas em nossos servidores e os documentos serão armazenados em caixas ultrafiles ou destruídos de forma segura.

    Qualquer tipo de documento pode ser digitalizado, como por exemplo, notas fiscais, livros e jornais antigos, contratos, processos, canhotos, desenhos de engenharia e arquitetura, fichas de registros, prontuários médicos e etc.
    Podem ser transformados também em imagem digital microfilmes e microfichas, tornando o acesso e manuseio freqüente aos mesmos mais dinâmico, eficaz e mais barato, além de manter guardados os microfilmes ou microfichas originais.